Teilnehmermanagement

wir betreuen Ihre Gäste vor, während und nach der Veranstaltung

Individuelle Teilnehmerverwaltung und -betreuung

  • Zutrittsmanagement,Check-in und Counter
  • Rundum-Sorglos-Paket für Veranstalter
  • langjährigen Erfahrung

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Wir helfen Ihnen beim individuellen Teilnehmermanagement

und betreuen Ihre Gäste vor, während und nach der Veranstaltung.

Teilnehmermanagement (Gästemanagement) ist eine zentrale Herausforderung bei der Eventorganisation und kann maßgebend zum Erfolg einer Veranstaltung beitragen.

Die Aufgaben beim Teilnehmermanagement sind vielfältig. Gäste müssen eingeladen und die Veranstaltung bekannt gemacht werden. Visa anfragen, Hotelbuchungen, Anfahrtsauskünfte. Systeme für die Registrierung, eine Website und eine Konferenzbüro als zentrale Anlaufstelle eingerichtet werden. Teilnehmer müssen vor, während und nach der Veranstaltung betreut werden.

Dafür benötigen Veranstalter viel Knowhow und Ressourcen.

mcc kann als erfahrene Eventagentur dieses Knowhow und die Ressourcen an seine Kunden weitergeben. – Für Ihren Erfolg!

  •  Teilnehmermanagement & Betreuung
  •  Planung & Projektmanagement
  •  Zahlungsmanagement
  •  Marketing
  •  Websites & Apps

Teilnehmermanagement vor der Veranstaltung

Einladungen, Registrierung und viel Kommunikation.

mcc bietet Ihnen die Abwicklung der Teilnehmer-Logistik und übernimmt gern die Kommunikation mit den Teilnehmern. Neben der Bekanntmachung durch den Versand eines Save-the-Date sorgt mcc auch für individuelle Einladungen zu ihrem Event und betreut die Teilnehmer seit dem ersten Kontakt.

Als zentrale Anlaufstelle stellen wir bei Bedarf das Konferenzbüro und erstellen eine Event-Website samt Anmeldesystem für die Teilnehmerregistrierung, befüllen diese mit Inhalten und übernehmen auch gern die Kommunikation in sozialen Medien. Zu unseren Aufgaben gehört auch die Buchhalterische Abwicklung der Anmeldungen ebenso wie die Hotelzimmerverwaltung.

Für Ihre Gäste sind wir der Ansprechpartner für alle Fragen und Probleme. Kurz vor der Veranstaltung sorgen wir für Namensschilder und erstellen alle nötigen Teilnehmerunterlagen.

  •  Individuelle Teilnehmerverwaltung und -betreuung
  •  Bekanntmachung, Einladung / Save the Date
  •  Website, Anmeldesystem und Registrierung
  •  Zahlungsmanagement
  •  Namensschilder / Teilnehmerunterlagen
  •  Hotelzimmerverwaltung

Teilnehmermanagement während der Veranstaltung

Zutrittsmanagement, Wünsche der Teilnehmer und technische Probleme.

Beim Teilnehmermanagement während der Veranstaltung sind wir mit dem Check-in die erste Anlaufstelle Ihrer Teilnehmer. Hier glänzen wir gerne für unsere Kunden mit einer freundlichen Begrüßung, Einweisung über die Veranstaltungsräume und Abläufe.

Am Counter sorgen wir uns um sämtliche Wünsche der Teilnehmer und sind durch unsere langjährige Erfahrung auf vieles vorbereitet. Gerissener Schnürsenkel, leerer Akku? Kein Problem! Taxi zum Flughafen? Ist unterwegs!

Auch bei technischen Problemen sorgt unser Team für schnelle Hilfe, um den Teilnehmern das beste Ergebnis zu liefern.

mcc macht es sich zur Aufgabe, den Teilnehmern den Aufenthalt so schön und unvergesslich wie möglich zu machen und einen positiv bleibenden Eindruck im Namen unseres Kunden zu hinterlassen.

  • Konferenzbüro
  • Betreuung von Gästen vor Ort
  • Zutrittsmanagement
  • Check-in und Counter
  • Lösung technischer Probleme

Teilnehmermanagement nach der Veranstaltung

ist Teilnehmermanagement vor der Veranstaltung.

Nach der Veranstaltung ist oft vor der Veranstaltung. Wir sorgen dafür, dass Sie in den Köpfen der Teilnehmern bleiben indem wir Umfragen erstellen, Veranstaltungsmaterialen wie Bilder, Videos oder Proceedings verteilen und mit den Teilnehmern in Kontakt bleiben.

  • Bereitstellung von Konferenzmaterialien
  • Durchführung von Umfragen
  • Ankündigungen des nächsten Events

Als Full-Service-Agentur unterstützen wir unsere Kunden bei allen Prozessen der Tagungs- und Kongressorganisation

Ausstellungsorganisation

  • Erstellung Messekonzept, Aussteller-Akquisition (Vertragsgestaltung, Betreuung und Abrechnung)
  • Messeplanung in Kooperation mit erfahrenem Messebauer
  • grafische Gestaltung der Messestände
  • Erstellung eines Ausstellerhandbuches
  • Betreuung der Aussteller vor Ort

Planung & Projektmanagement

  • Erstellung von Veranstaltungsbudget, Zeit- und Raumplänen
  • Auswahl Konferenz-Location, Caterer, Dinner-Location
  • Angebotseinholung, Vorbereitung der Vergabe nach VOL
  • Koordination externer Dienstleister & Partner
  • Erfolgskontrolle

Marketing

  • Erstellung einer Event-Identity
  • Bewerbung der Veranstaltung durch Mailings
  • Teilnehmer- und Sponsorenwerbung
  • Bewerbung Ihrer Veranstaltung in aktuellen Datenbanken
  • Nutzung von Social Media Plattformen

Websites & Apps

  • Erstellung individueller Websites & Apps
  • Bereitstellung von Anmeldesystemen inkl. Abrechnung
  • Einbindung von Event-Apps
  • Hosting & Technischer-Support
  • Erfolgskontrolle & Optimierung

Diese Kunden vertrauen uns

Die Universität Paderborn orientiert sich an der Leitidee der „Universität der Informationsgesellschaft“.
University of Greenwich
iMPAS

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