Hybride Events, Konferenzen und Kongresse

Spätestens seit der Corona-Pandemie sind digitale Veranstaltungen in der breiten Masse der Bevölkerung angekommen. Die Pandemie machte die Durchführung von Veranstaltungen vor Ort in vielen Fällen unmöglich und zwang die Veranstalter*innen, ihr Format in die digitale Welt zu transformieren. In den letzten Monaten hatten die Teilnehmer*innen und Organisator*innen jede Menge Zeit, um sich mit den Vor- und Nachteilen von Online-Events ausgiebig vertraut zu machen. Der digitale Wandel der Eventbranche hat den Weg freigemacht für neue Möglichkeiten, die auch nach der Pandemie nicht mehr wegzudenken sind. Die Chancen des digitalen Angebots in Verbindung mit den Stärken physischer Veranstaltungen stellen das Eventformat der Zukunft dar.

• Konzeption hybrider Veranstaltungen
• Transformation physischer Formate
•  Venue-Management

• Schnittstellenentwickung
•  Bereitstellung von Tools für Voting & Chat

• Organisation von Regie-, Video- und Audiotechnik
• Schulungen für Speaker und Veranstalter

Tagungen, Konferenzen & Kongresse

Hybride Events bieten sowohl die Möglichkeit der physischen als auch der virtuellen Teilnahme. Tagungen, Kongresse und Konferenzen lassen sich optimal in solch einem Eventformat umsetzen. Besonders in Zeiten der Pandemie sind Großveranstaltungen mit zahlreichen Teilnehmer*innen undenkbar. Dank des hybriden Eventformats können zukünftig geringe Kapazitäten vor Ort unbegrenzt durch virtuelle Teilnahmen erweitert werden.

Das hybride Format ermöglicht es einem kleinen Personenkreis lokal an einer Tagung teilzunehmen.  Durch die begrenzte Anzahl lassen sich aktuell geltende Hygienerichtlinien leichter einhalten. Doch auch unabhängig dessen, stellt die Anreise bei Tagungen und Konferenzen, besonders für Teilnehmer*innen im Ausland, oft ein Problem dar. Durch den simultanen Einsatz von Live-Streams werden die Teilnahmemöglichkeiten enorm erweitert. Nicht nur der Hörerkreis lässt sich somit vergrößern, auch Redner können digital zugeschaltet werden und Präsentationen halten. Die Aufzeichnung ermöglicht es sowohl aus der Distanz teilzunehmen, wie auch die Inhalte im Nachhinein nochmal zu konsumieren. Davon profitieren sowohl physische, wie auch virtuelle Teilnehmer*innen.

Auch mehrtägige Kongresse lassen sich mit diesem Konzept ideal umsetzten. Die Teilnehmer*innen erhalten durch das digitale Bereitstellen der Inhalte die Möglichkeit, auch über die besuchten Veranstaltungen hinaus Vorträge anzusehen. Diese Digitalisierung bieten zudem neue Chancen der Interaktion. Ob mit Umfragen, Live-Feedback oder Diskussionsräumen in Breakout-Sessions – das Onlineangebot ermöglicht vor, nach und während der Veranstaltung eine zusätzliche weltweite Beteiligung.

Messen und Produktpräsentationen

Selbst Großveranstaltungen wie Messen eignen sich für das hybride Format. Auch hier lassen sich Vorträge im Live-Stream mitverfolgen, oder auf virtuellen Messeständen mit potenziellen Kunden Kontakte aufbauen. Denn auch Stände können als virtueller Raum gestaltet und mit eigenen Inhalten versehen werden. Der Kundenkontakt wird dabei in Form einer Chatfunktion hergestellt.  Ein solcher virtueller Messestand kann sowohl vom Personal vor Ort, wie auch von externen Mitarbeiter*innen remote betreut werden.

In diesen Größenordnungen verhilft der digitale Aspekt auch zu einer besseren Messbarkeit. Die digitale Teilnehmer*innenzahl lässt sich genau nachvollziehen, wie auch die Wahrnehmung der Veranstaltung. Durch ein direktes Feedback zu Vorträgen oder der generellen Umsetzung lassen sich zukünftige Events präziser optimieren. Besonders unter Betrachtung aktueller Richtlinien kann es bei zu vielen Besucher*innen vor Ort schnell zu negativen Rückmeldungen kommen. Die Entlastung durch ein Onlineangebot weicht diesem Problem aus.

Der Austausch unterhalb der Teilnehmer*innen muss dabei nicht zu kurz kommen. Mit einem virtuellen Café oder einer Möglichkeit zum Videochat können sich Messebesucher untereinander austauschen.

Auch Produktpräsentationen eignen sich für hybride Events. Dabei lassen sich Produkte als Zusatz zur vor-Ort Vorstellung per Video-Stream präsentieren. Der Vorteil einer potentiell deutlich höheren Zuschauerschaft ist dadurch ebenfalls gegeben.

Die Interaktionsmöglichkeiten können dabei gegebenenfalls noch erweitert werden. Virtuell begehbare Räume mit dreidimensionaler Produktpräsentation können den Konsument*innen ein zusätzliches Erlebnis bieten. In Abhängigkeit von den technischen Möglichkeiten lassen sich beispielsweise mit VR-Brillen interaktive Erlebnisräume schaffen.

Unabhängigkeit

Ein hybrides Event bietet den Teilnehmer*innen deutlich mehr Freiheiten. All diejenigen, die nicht vor Ort dabei sein möchten, können selbst entscheiden, ob sie zeitgleich zum eigentlichen Event einschalten oder sich dank Aufzeichnung die Veranstaltung lieber zu einem anderen Zeitpunkt, der ihnen günstiger erscheint, anschauen wollen. Nicht nur die zeitliche Unabhängigkeit ist ein großer Vorteil, sondern auch, dass die Online-Zuschauer*innen keine Reise unternehmen müssen und einigen der Jetlag erspart bleibt.

Obwohl sich die Besucher*innen zum Teil vor Ort befinden und zum Teil überall auf der Welt verstreut sind, haben sie die Möglichkeit, derselben Veranstaltung beizuwohnen, womit eine Abhängigkeit vom Veranstaltungsort nicht mehr gegeben ist. Natürlich bietet die Location vor Ort nur Platz für eine begrenzte Teilnehmerzahl, dafür gibt es jedoch online gar keine Beschränkung. Dank einer Event-Plattform kann die Veranstaltung sogar über einen relativ langen Zeitraum durchgeführt werden. Man könnte beispielsweise Content im Vorfeld der Veranstaltung zugänglich machen und nach dem Event die Aufzeichnungen zur Verfügung stellen (Pre- und Post-Event Phasen). Dann müsste ein Event nicht mehr nur einen oder wenige Tage dauern.

Mehr Sichtbarkeit für Sponsoren

Vor allem Sponsor*innen freuen sich über hybride Events, denn für sie ist dieses Format in zweierlei Hinsicht reizvoll: zum einen aufgrund der größeren Reichweite, die mit hybriden Veranstaltungen erzielt werden kann, und zum anderen, weil ihnen umfassendere Sponsoringmöglichkeiten geboten werden. Denn die Sponsoring-Pakete enthalten nicht nur Komponenten für die Veranstaltung vor Ort, sondern auch für das digitale Erlebnis. Folglich beschert ein hybrides Event den Sponsor*innen deutlich mehr Sichtbarkeit. Gerade die Online-Werbeplätze haben den Vorteil, dass sich wichtige Kennzahlen, wie z. B. Page Views, Downloads, Nachrichten und Leads, messen lassen und man als Veranstalter seinen Sponsor*innen wertvolle Daten liefern kann. In der Regel sorgen hybride Veranstaltungen für eine höhere Sponsor*innen-Zufriedenheit, womit eine langfristige Bindung wahrscheinlicher wird.

Nachhaltigkeit

Im Vergleich zu reinen Onsite-Veranstaltungen sind Hybrid-Formate erheblich nachhaltiger und umweltschonender. Da ein Großteil des Publikums das Event von zu Hause verfolgt, werden insgesamt weniger Reisen im Zuge einer Veranstaltung unternommen. Durch das geringere Reiseaufkommen lässt sich eine beachtliche Menge an CO2 einsparen und die Müllproduktion am Veranstaltungsort wird ebenfalls reduziert.

Hybride Events weisen somit eine bessere CO2-Bilanz auf. In einer Zeit, in der es kein Vorbeikommen am Thema Nachhaltigkeit gibt, wird dieser Aspekt neben der Kostenersparnis für viele Zuschauer*innen ein ausschlaggebender Faktor sein bei der Entscheidung für eine Online-Teilnahme.

Verbesserung des Return on Invest (ROI)

Veranstalter*innen sollten sich dessen bewusst sein, dass hybride Veranstaltungen zunächst einmal mit hohen Investitionskosten verbunden sind. Als besonders kostenintensiv erweisen sich die Planung und Konzeptentwicklung, der große Personalbedarf und die Technik. Wird die Software/Plattform von Veranstaltungsseite erworben und nicht gemietet, sind in Zukunft zumindest nur noch Updates nötig, was die Anschaffung wiederum nachhaltig machen würde. Eine Amortisierung der Investitionskosten tritt allerdings recht schnell ein, da an einem hybriden Event deutlich mehr Teilnehmer*innen partizipieren können und es online keine Beschränkung der Besucherzahl gibt. Bei hybriden Events werden somit durch die Ticketverkäufe weitaus höhere Umsätze generiert.

Höherer Personalbedarf

Da hybride Veranstaltungen eine Mischung aus zwei Eventtypen darstellen, die jeweils mit sehr unterschiedlichen Anforderungen verbunden sind, erfordern sie einen hohen Personalbedarf, um beiden Formaten gerecht zu werden. Vor allem für die Betreuung der Teilnehmer*innen vor Ort sowie online und für die Bedienung der Technik sollte ausreichend Personal eingeplant werden. Es genügt beispielsweise nicht, für jede Session lediglich einen Moderator oder Moderatorin und ein paar Speaker*innen vorzusehen.

In den Sessions sollte es immer auch noch eine zweite Person moderieren, die zu den Online-Zuschauer*innen spricht und die Eindrücke bzw. Fragen aus dem Netz vor Ort weitergibt. Im Grunde muss der/ die zweite Moderator*in dafür sorgen, dass die Online-Gäste in das Live-Event eingebunden werden. Außerdem bedarf es Expert*innen, die sich mit Video- und Streaming-Technik auskennen. Darüber hinaus sollten für den Online-Part auch noch Tech Hosts zum Einsatz kommen, die in den Sessions das Videokonferenztool der Wahl bedienen.

Erhöhter Kommunikationsaufwand

Da es einen großen Unterschied macht, ob Teilnehmer*innen eine Veranstaltung online oder vor Ort erleben, muss beiden Besuchergruppen genau erklärt werden, wie die Formate jeweils funktionieren. Die Kommunikation mit den Online- und Offline-Gästen variiert, d. h. beide Gruppen sollten verschiedene Informationen vor, während und nach dem Event erhalten. Um hierfür den nötigen Überblick zu behalten, ist ein professionelles Teilnehmermanagement unbedingt erforderlich.

Bei hybriden Veranstaltungen ist jedoch nicht nur die Kommunikation mit den Besucher*innen relativ aufwendig. An der Umsetzung des Programms sind häufig sehr viele Personen beteiligt, u. a. Moderator*innen, Speaker*innen und Tech Hosts, die alle umfassend gebrieft werden müssen. Beispielsweise benötigt der/die Moderator*in für den Offline-Part ganz andere Informationen als die Person, die sich an das Publikum vor Ort wendet. Außerdem ist es durchaus möglich, dass sich nicht alle Speaker*innen in der Eventlocation befinden, sondern sich entweder von zu Hause dazuschalten oder aber ihren Vortrag aufzeichnen. Alle drei Szenarien erfordern unterschiedliche Briefings. Somit ist der Kommunikationsaufwand im Zuge einer hybriden Veranstaltung nicht zu unterschätzen.

Höhere Komplexität

Hybride Veranstaltungen sind in der Vorbereitung und Durchführung sehr arbeitsintensiv. Durch die Kombination von Online- und Offline-Formaten erweisen sich die Abläufe als äußerst komplex. Parallele Sessions erhöhen sogar noch einmal den Aufwand und die Kosten.

Änderungen im Programm haben immer weitreichende Konsequenzen und wirken sich auf die Kommunikation mit den Online- und Offline-Gästen und auf das Briefing der Speaker*innen, Moderator*innen und des Technikanbieters aus. Zudem muss durch die Auswahl bestimmter Tools und entsprechende Session Designs dafür gesorgt werden, dass sich die Gäste vor Ort und vor den Bildschirmen gleichermaßen wertgeschätzt fühlen. Für ein gelungenes Event sollte der Veranstalter stets all diese Punkte im Blick behalten.

Technische Herausforderung

Der Erfolg eines hybriden Events steht und fällt zu großen Teilen mit dem technischen Equipment und der verwendeten Software. Für die Übertragung einer Veranstaltung ins Netz sollte professionelle Video- und Streaming-Technik zum Einsatz kommen. Doch nicht nur das Bild muss stimmen, sondern auch die Qualität der Lautsprecher und eine ausreichende Internetverbindung am Veranstaltungsort sind entscheidend für das Erlebnis der Teilnehmer*innen am Bildschirm.

Des Weiteren bedarf es einer Event-Plattform als zentrale Schnittstelle zwischen dem Online- und Offline-Format. Damit sich die Gäste in das Geschehen vor Ort eingebunden fühlen, sind Videokonferenz- und Interaktionstools unverzichtbar. Als Veranstalter*in sollte man damit rechnen, dass sich die Technik als relativ teurer Kostenpunkt herausstellen kann, insbesondere wenn mehrere parallele Tracks geplant sind.

Von der Registrierung bis zum eigentlichen Veranstaltungstag: Was gilt es bei der Organisation des Live-Events zu beachten?

Bei der Organisation einer Veranstaltung müssen zuallererst die lokalen und regionalen Bestimmungen zur Eindämmung des Coronavirus Berücksichtigung finden. Dazu gehören die vorgeschriebenen Abstands- und Hygieneregeln. Dein Ziel sollte es sein, einen genauen Überblick über die Anwesenden zu haben, Warteschlangen bzw. Menschenansammlungen zu vermeiden, die Kontakte zwischen den Personen vor Ort auf ein Minimum zu reduzieren und die Bewegungen deiner Teilnehmer*innen zu lenken. Du wirst schnell merken, eine digitalisierte Attendee Journey ist an dieser Stelle das A und O. Je besser du digital aufgestellt bist, desto besser lassen sich Kontaktketten nachverfolgen und Abläufe am Veranstaltungsort steuern.

Vor allem dein Registrierungs- und Check-in-Prozess ist von entscheidender Bedeutung. Bei der Registrierung sollten nicht nur die Daten der Besucher*innen erfasst werden. Dieser Schritt in der Attendee Journey kann gleichzeitig auch dazu genutzt werden, Timeslots für den Check-in sowie Sitzplätze in den Räumen zu vergeben. Des Weiteren wäre es ratsam, direkt bei der Anmeldung auf deine Hygiene- und Schutzmaßnahmen zu verweisen und dir von den Teilnehmer*innen bestätigen zu lassen, dass diese zur Kenntnis genommen wurden.

​Der Check-in am Veranstaltungstag sollte nach Möglichkeit kontaktlos vonstattengehen. Beim Eintreffen des Gastes wäre es beispielsweise denkbar, dass eine Ampel den Zutritt zur Location regelt und die Besucher*innen gezählt werden, sobald diese auf Grün schaltet und der Eintritt erfolgt. An Self-Check-in-Terminals können die Teilnehmer*innen den QR-Code auf ihrem Ticket einscannen und anschließend ihr ausgedrucktes Badge in Empfang nehmen. Darüber hinaus wäre es empfehlenswert, den Eingangsbereich mit Wärmebildkameras auszustatten, die ein Temperatur-Screening der Teilnehmer*innen ermöglichen.

Als Nächstes geht es zum Tagungsraum, wo jede teilnehmende Person, die einen Fuß hineinsetzt, elektronisch erfasst wird und sich danach an ihren gebuchten Sitzplatz begibt. Die Räume sollten nicht allzu oft gewechselt und zwischen den Stühlen muss unbedingt ausreichend Platz gelassen werden. Von einer engen Bestuhlung ist dringend abzuraten.

In der Location müssen Laufwege mithilfe von Schildern eindeutig gekennzeichnet sein und überall dort, wo eventuell Warteschlangen entstehen könnten, sollte mit Bodenmarkierungen gearbeitet werden, um die Gäste an die Abstandsregelung zu erinnern. Ganz wichtig ist, dass alle Bereiche des Veranstaltungsortes regelmäßig durchlüftet und Oberflächen sowie sanitäre Anlagen häufig gereinigt und desinfiziert werden. Außerdem sollten die geltenden Verhaltensregeln an verschiedenen Stellen des Veranstaltungsortes gut sichtbar aushängen. Den Teilnehmer*innen muss immer wieder vor Augen geführt werden, dass auf das sonst obligatorische Shake-Hands zu verzichten, eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen und ein Mindestabstand von 1,5 m zu anderen Personen einzuhalten ist. Zudem sollten die Besucher*innen dazu animiert werden, die aufgestellten Handdesinfektionsspender zu nutzen.

Ein hybrides Event hat sicherlich den Vorteil, dass du deine Gesamtteilnehmerzahl nicht beschränken musst und flexibel auf die Entwicklung der Corona-Pandemie reagieren kannst. Viele sind nach Monaten des Verzichts wieder heiß darauf, sich von Angesicht zu Angesicht mit Gleichgesinnten auszutauschen, was bei diesem Format zumindest für einen Teil der Gäste möglich wäre. Um die Gefahr einer Virusübertragung gering zu halten, musst du dir von Anfang an ein Hygienekonzept überlegen. Nur wenn du verantwortungsvoll handelst, kann vermieden werden, dass deine Veranstaltung hinterher zum Flop wird.

Das Wichtigste im Überblick:

• Bei einem hybriden Eventformat muss in Pandemie-Zeiten nicht auf Teilnehmer verzichtet werden
• Übertragung des Events per Live-Stream ins Internet
• Umschwenken auf reines Online-Event ist einfach im Falle einer Verschärfung der Pandemie
• Hygiene- und Schutzkonzept am Veranstaltungsort
• Attendee Journey: ermöglicht Nachverfolgung von Kontaktketten sowie Steuerung von Abläufen vor Ort, Verhinderung von Menschenmassen
• Bei der Registrierung Timeslots für den Check-in und Sitzplätze in den Räumen vergeben
• Einsatz von Self-Check-in-Terminals und Wärmebildkameras im Eingangsbereich
• Keine enge Bestuhlung in den Räumen; regelmäßiges Lüften
• Handdesinfektionsspender aufstellen und Oberflächen häufig desinfizieren
• Für die Teilnehmer*innen gelten die AHA-Regeln: Abstand halten! Hygiene-Maßnahmen beachten! Alltagsmaske tragen!