Wissenschaftliche Konferenz als Online-Event

Soll eine wissenschaftliche Konferenz online stattfinden, steht man gleich zu Beginn vor zwei Herausforderungen:  Zum einen erstrecken sich derartige Veranstaltungen zumeist über mehrere Tage und zum anderen haben Konferenzen in der Regel ein mehrzügiges Programm, bestehend aus einer Vielzahl an Sessions, in denen jeweils mehrere Vorträge gehalten werden. Wie lässt sich nun ein derartiges Event sinnvoll im Internet abbilden? Denn eins ist klar: Man kann von seinen Zuschauer*innen nicht erwarten, dass sie sich mehrere Tage am Stück von morgens bis abends an den Bildschirm fesseln. Daher raten wir unseren Kund*innen zu einer Kombination aus vorab aufgezeichneten Präsentationen und einem spannenden sowie abwechslungsreichen Live-Tag. Dieses Format hat sich inzwischen bewährt und kommt bei unseren Kund*innen und beim Publikum gleichermaßen gut an.

Wissenschaftliche Konferenz zum Teil als On-Demand-Event

Wie bei einer Onsite-Konferenz dürfen alle von den Reviewern zugelassenen Autor*innen referieren. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um Live-Vorträge. Stattdessen werden die Autor*innen darum gebeten, sich beim Präsentieren ihrer Slides aufzunehmen und die fertige Videodatei in einem von mcc eigens erstellten virtuellen Konferenzraum hochzuladen. Anschließend werden die thematisch sortierten Vorträge allen Konferenzbesucher*innen einen Monat lang zur Verfügung gestellt. Das Beste hieran: Die Teilnehmer*innen können sich von überall aus in ihrem eigenen Tempo so viele Videos anschauen, wie sie möchten. Der Austausch mit den Autor*innen darf natürlich nicht zu kurz kommen. Deshalb können die Zuschauer*innen unter jedem Video ihre Fragen notieren, die dann vom jeweiligen Referierenden beantwortet werden. Damit sich die Autor*innen besonders viel Mühe mit ihrem Video geben, kann man ihnen mit der Vergabe eines Best Presentation Awards einen zusätzlichen Anreiz bieten. Der Gewinner/die Gewinnerin wird anhand der Bewertungen der Teilnehmer*innen gekürt, die für jedes Video eins bis fünf Sterne vergeben dürfen.

Den Live-Tag an einem Ort erleben

Der Live-Tag, den die Zuschauer*innen ebenfalls über unseren virtuellen Konferenzraum verfolgen können, bildet zweifelsohne das Highlight eines solchen Online-Events. Die besten Erfahrungen haben wir mit einem Mix aus Live-Streaming und Videokonferenz gesammelt. Das Live-Streaming kommt vor allem für die Übertragung von Moderationsparts, Keynotes, Vorträgen, Pitches und Paneldiskussionen in Frage. Hierzu befinden sich lediglich die Moderator*innen und/oder Referent*innen in einem geeigneten Videokonferenz-Tool oder Studio. Das Bild wird in einer Regie produziert und an einen Streaming-Server gesendet. Die Teilnehmer*innen empfangen die Redebeiträge über diesen Streaming-Server und haben durch Chat- und Umfragefunktionen Gelegenheit, direkt mit den Speakern zu interagieren.

Da Zurücklehnen und Zuschauen auf die Dauer langweilig ist, sollten deine Teilnehmer*innen auch aktiv werden dürfen. Unter Anleitung eines Moderators/einer Moderatorin kannst du sie in Videokonferenzräumen u. a. über Programmteile aus dem Live-Stream diskutieren lassen. Darüber hinaus sind Videokonferenzräume für Workshops und interaktive, inhaltliche Sessions geeignet, wo beispielsweise Themen aus den vorab aufgenommenen Präsentationen beleuchtet werden können. Zusätzlich dazu ermöglichen Breakout-Räume Besprechungen in sehr kleinen Gruppen. Die Arbeitsergebnisse sollten am besten auf einem Online-Whiteboard festgehalten und in Form von kurzen Präsentationen in den Live-Stream zurückgeführt werden, sodass alle Teilnehmer*innen etwas davon haben.

Ein Rahmenprogramm bringt Schwung in deinen Live-Tag

Vergiss nicht am Live-Tag für Auflockerung zu sorgen! Denn niemand kann sich den ganzen Tag über ununterbrochen auf ernsthafte Inhalte konzentrieren. Wie wäre es z. B. mit Yoga, Kochen oder etwa einer Virtual Beer Bar? Videokonferenztools machen auch Aktivitäten wie diese möglich. Zudem können die Besucher*innen in unserer Online Photo Booth ein Bild von sich mit einem gebrandeten Rahmen machen lassen und somit eine bleibende Erinnerung von der Konferenz mitnehmen. Außerdem ist es wichtig, den Teilnehmer*innen ausreichend Zeit zum Networken einzuräumen. Hierzu kann jede Person in ihrem Profil ein Foto von sich hochladen, persönliche Angaben hinterlegen und vermerken, welche Themenschwerpunkte sie selbst abdeckt und wonach sie genau sucht. Möchte man mit bestimmten Personen in Kontakt treten, so kann man diese entweder anschreiben oder einen Videoanruf starten.

Wie gelangt man nun zu all den Funktionen? Das ist zum Glück relativ simpel dank des übersichtlichen Seitenmenüs, aber nicht zuletzt auch dank unserer Lobby. Die Lobby ähnelt einem Lageplan und ermöglicht es zwischen den verschiedenen Konferenzbereichen zu navigieren. Damit die Teilnehmer*innen nichts verpassen und immer Bescheid wissen, was gerade läuft, haben sie jederzeit Zugriff auf das Konferenzprogramm. Unser virtueller Konferenzraum besticht vor allem durch seine einfache Handhabung. Schließlich sind sämtliche Tools und Programmteile auf einer Website zu finden und der Login erfolgt mit denselben Zugangsdaten, die bereits bei der Registrierung für das Event gewählt wurden. Und bist du neugierig geworden? Falls unser virtueller Konferenzraum für dein Event in Frage kommt, melde dich gerne bei uns! Wir können den Konferenzraum nicht nur individuell an deine Veranstaltung anpassen, sondern ebenso weitere Tools integrieren.

Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash

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