Spätestens seit ChatGPT ist künstliche Intelligenz in aller Munde. Auch in der Event-Branche finden sich immer mehr Anwendungsbereiche, um die Eventorganisation zu vereinfachen. Wir zeigen euch, wie ihr KI für euer nächstes Event am besten nutzen könnt.
Was ist künstliche Intelligenz?
Künstliche Intelligenz (kurz KI) beschreibt die Fähigkeit von Maschinen, menschenähnlich zu lernen und denken. Das funktioniert anhand von Algorithmen und Modellen, die es Computern ermöglichen, große Datenmengen zu analysieren und darin Muster zu erkennen. Dadurch lernt die KI ständig selbst dazu und findet auf viele Fragen schnelle und kreative Antworten.
Obwohl KI bereits lange im Einsatz ist, hat der Boom von Tools wie ChatGPT viele Branchen verändert. Auch in der Veranstaltungsbranche vereinfachen KI- Tools heute die Vorbereitung und Durchführung von Events.
KI in der Eventplanung
Durch den Einsatz von KI-basierten Tools lassen sich ziemlich einfach Ressourcen und damit Zeit einsparen. Textbasierte Tools erleichtern beispielsweise das Verfassen von Begrüßungstexten, Pushnachrichten oder E-Mails. Sogar Bilder, Videos, Musik und ganze Präsentationen können damit kreiert werden, was die Bewerbung von Veranstaltungen auf Social Media oder das Erstellen von Printmedien vereinfacht.
Damit die KI passende Inhalte generiert, müssen vom Nutzer die richtigen Befehle, sogenannte „Prompts“, eingegeben werden. Die Inhalte sollten danach immer überprüft werden und im Idealfall nur als Grundlage dienen. Besonders Fakten werden von künstlicher Intelligenz gerne durcheinandergebracht und können auch komplett falsche Informationen enthalten. Daher wird empfohlen, KI-Tools primär zur Ausformulierung von bereits bestehenden Konzepten zu nutzen.
Bessere Recherche vorab
Vor einem Event kann man KI-Tools nutzen, um beispielsweise seine Zielgruppen genauer zu analysieren. Anhand von früheren Teilnehmendendaten kann eine KI den/die klassische*n Besucher*in deiner Veranstaltungen identifizieren und im nächsten Schritt ein passendes Kommunikationskonzept für genau diese Zielgruppe erstellen. Doch auch die Suche nach Keynote-Speaker*innen, Veranstaltungsorten oder Caterern wird erleichtert. Wer ChatGPT die genauen Anforderungen des Events mitteilt, erhält sofort eine Liste mit Anbietern oder Personen, die genau diesen entsprechen.
KI als Chatbot, Übersetzer oder Match-Maker?
Man kann KI beispielsweise als Chatbot für Veranstaltungen nutzen. In einer Event-App kann diese Teilnehmenden Antworten auf oft gestellte Fragen liefern. Auch Sprachbarrieren entfallen dabei, da die meisten Chatbots in fast allen Sprachen zur Verfügung stehen oder bei Bedarf während einer Veranstaltung nahezu in Echtzeit übersetzen. Solch eine Funktion hilft ebenso beim Networking. Nicht nur die Kommunikation als solche wird vereinfacht – durch Matchmaking Tools können Personen spezifisch nach Interessen, Berufserfahrung oder Standort miteinander verknüpft werden, um on- oder offline relevantere Kontakte zu knüpfen.
Mehr Kreativität in der Planung
ChatGPT kann auch dabei behilflich sein, neue und innovative Ideen für das Event zu entwickeln. Ob auf der Suche nach etwas Originellem für das Rahmenprogramm oder als Branding-Option für Unternehmen – die KI hilft einem auf die Sprünge. KI-Bild- und Videoprogramme helfen zudem in der bildlichen Ansprache. Ganze Titelbilder für Veranstaltungen, Flyer oder Broschüren lassen sich so gestalten.
Bei der Programmplanung steht ChatGPT ebenfalls zur Seite. Komplette Time Tables samt Session Titeln und Räumen lassen sich damit erstellen. Alle wichtigen Informationen zum Event können dann gebündelt dank Text-KI in einer E-Mail zusammengefasst werden.
Fazit
KI-Tools finden in der Event-Branche unzählige Anwendungsbereiche und können den Alltag von der Recherche über die Kommunikation bis hin zur strategischen und kreativen Planung vereinfachen. Als Stütze ist künstliche Intelligenz also ideal, jedoch sollte man sie aktuell lediglich zur Ausformulierung nutzen und sich besonders in Sachen Fakten nicht ganz darauf verlassen.
Das Wichtigste im Überblick
- Recherche und Vorabplanung können von der KI unterstützt werden
- Fakten sind nicht immer richtig
- Man braucht die richtigen „Prompts“ und oft einige Anläufe
- Kommunikation zwischen Event-Planer*innen und dem Kunden, Dienstleistern sowie Teilnehmenden wird vereinfacht
- Kreative Anstöße für Bilder oder Texte können mit KI zielgruppengerecht generiert werden
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