Web Conferencing Tools bieten die Möglichkeit, Meetings, Seminare, Konferenzen und sogar Messen im virtuellen Raum stattfinden zu lassen. Bei der Vielzahl an Anbietern fällt es schwer zu entscheiden, welches Tool sich am besten für eine bestimmte Veranstaltungsart eignet.
Eine Frage der Größe
Für die Auswahl spielt die Anzahl der Teilnehmer*innen eine wichtige Rolle, da kleinere Seminare interaktiver sind und es bei größeren Konferenzen meist mehr passive Zuhörer*innen gibt. Für kleinere Meetings, Workshops und Seminare mit bis zu 25 Personen kommen zum Beispiel GoToMeeting und Zoom in Frage. Diese Plattformen sind auf Interaktivität ausgelegt: Sie besitzen Chatfunktionen, ermöglichen das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten oder das Teilen von Anwendungen und die Besucher*innen lassen sich sogar in kleinere Gruppen gliedern, sodass jede(r) sich einbringen kann.
Kleinere Meetings, Seminare oder Workshops mit bis zu 25 Personen
GoToMeeting kann 14 Tage kostenlos getestet werden, wobei die Testversion auf maximal 25 Teilnehmer*innen beschränkt ist. Für einmalige kleine Meetings kann das gut funktionieren. Wenn aber eine längerfristige Organisation von Seiten des Veranstalters notwendig ist oder das Event über einen längeren Zeitraum stattfindet, wäre es von Vorteil, eine Lizenz zu erwerben, die es erlaubt bis zu 200 Teilnehmer*innen zu hosten. Zoom ist, genauso wie GoToMeeting, sehr benutzerfreundlich und überzeugt durch einen einfachen Aufbau. Dadurch sind die verfügbaren Funktionen allerdings auch etwas begrenzter als bei anderen Tools. Mit der kostenfreien Testversion von Zoom können zwar Online-Events mit bis zu 100 Videoteilnehmer*innen veranstaltet werden, jedoch dürfen Meetings maximal 40 Minuten dauern. Auch hier müsste für längere Seminare/Workshops mit mehr Teilnehmer*innen eine Lizenz gekauft werden. Die Plattform stand in der ersten Jahreshälfte wegen unzureichendem Datenschutz in der Kritik, wovon sich viele Organisationen und Unternehmen abgeschreckt fühlten. Inzwischen haben die Verantwortlichen reagiert und mit „Zoom 5.0“ eine neue Version erstellt, die zumindest für zahlende Kunden eine bessere Verschlüsselung und einen höheren Passwortschutz bietet.
Große Messen und Konferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmer*innen
Für Messen und Konferenzen mit bis zu 1.000 Teilnehmer*innen eignen sich z. B. Cisco Webex, Microsoft Teams, GoToWebinar oder auch Zoom mit einer entsprechenden Lizenz. Die kostenfreie Webex-Version hat ein Limit von 100 Teilnehmer*innen und 50 Minuten pro Gruppenmeeting. Mit einer Lizenz für Unternehmen können aber bis zu 1.000 Personen gehostet werden. Im Vergleich zu Zoom sind die Funktionen von Webex etwas vielfältiger (Aufzeichnen, Melde-Funktion, Chats) und trotzdem sehr benutzerfreundlich. Microsoft Teams ist dagegen nicht ganz so leicht handhabbar. Die kostenlose Version ist jedoch bereits mit vielen Funktionen ausgestattet und lässt eine unbegrenzte Teilnehmerzahl zu. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Anwendung schon in anderen Office-Lizenzen (Business Basic, Business Standard, E3) enthalten ist und dort zusätzliche Extras besitzt wie mehr Speicherplatz in der Cloud, bessere Sicherheitsvorkehrungen und IT-Support. Microsoft Teams würde in einem Umfeld, in dem Office-Lizenzen längst vorhanden sind, auf jeden Fall Sinn ergeben. Solltest du offen für ein neues Tool sein, würde ich aufgrund der Benutzerfreundlichkeit eher zu Webex und Zoom raten. GoToWebinar ist eine (nach 7 Tagen) kostenpflichtige Version von GoToMeeting, die für bis zu 1.000 Teilnehmer*innen ausgelegt ist und die bestimmte Webinar-Funktionen, wie z. B. Umfragen und detaillierte Berichte, umfasst, die bei GoToMeeting fehlen.
Abschließend lässt sich sagen, dass vorher genau überlegt werden sollte, welche Funktionen für eine Online-Konferenz tatsächlich benötigt und wie viele Teilnehmer*innen erwartet werden. Je höher die Teilnehmerzahl, desto ratsamer ist es, auf die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung zu achten, um Probleme auf Seiten der Teilnehmer*innen zu vermeiden, die durch einen unübersichtlichen Aufbau oder zu viele Funktionen entstehen können. Dennoch ist es manchmal von finanziellem Vorteil eine Anwendung zu wählen, für die die meisten Gäste bereits eine Lizenz besitzen.
Das Wichtigste im Überblick:
- Teilnehmerzahl und Benutzerfreundlichkeit entscheidend bei der Auswahl des Web Conferencing Tools
- Für Events mit bis zu 25 Teilnehmer*innen genügt die kostenfreie Version von GoToMeeting
- Gratis-Versionen von Zoom und Webex lassen 100 Personen zu; beide Tools haben jedoch ein Zeitlimit
- Keine Teilnehmerbegrenzung bei der kostenlosen Version von Microsoft Teams; Tool ist nicht einfach in der Handhabung
- Für Großveranstaltungen mit bis zu 1.000 Teilnehmer*innen sollte eine Lizenz erworben werden
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